Servicios de impresión: La importancia de contar con un sistema de gestión documental

En un solo día, múltiples son los documentos que se generan en cada negocio. Pese a que gran parte de ellos tienen su origen ya en medios digitales, lo cierto es que, en otros, esto no es posible. Como consecuencia, al final del día tenemos sobre nuestra mesa un sinfín de papeles importantes, piedra angular de nuestra empresa, que precisan ser ordenados y clasificados para completar de forma exitosa la gestión de la entidad. Además de ello, suelen ser enviados y consultados de forma frecuente, en función del tipo de archivo del que hablemos.

Todas estas tareas requieren de un elemento que no podemos controlar y que, la mayor parte de las ocasiones, no poseemos: tiempo. Como solución a este problema, surgen los sistemas de gestión documental, que pretenden subsanar las carencias de los antiguos sistemas de almacenamiento, importante a la hora de aumentar la productividad laboral. Estos forman parte de la gestión de contenido empresarial.

Hablamos de sistemas informáticos aptos para almacenar y administrar, así como controlar el flujo de toda la información generada por cada empresa. Esto posibilita la agrupación de todos los documentos en un mismo punto accesible para cualquier trabajador.

Ventajas de la gestión documental

• Mejora la productividad, ya que todo es fácilmente hallado y consultado.
• Permite la administración integral de toda la empresa, desde el inicio, con la adquisición de las materias primas, hasta la logística y promoción, entre otros.
• Optimización de los procesos de producción.
• Mejora de la comunicación interna, con un mismo punto de acceso para todos, que pueden consultar en qué proceso y/o proyecto se halla inmerso otro departamento.
• Automatización de las tareas, como el control del stock existente.
• Personalización en función de las necesidades de cada negocio.
• Seguimiento de los pedidos o de los servicios, que incrementa la calidad de la atención al cliente.
• Mejora de la satisfacción del cliente, en relación con el punto precedente.
• Reducción de costes con el establecimiento de un sistema óptimo de trabajo.
• Las hojas físicas pueden perderse, traspapelarse y provocarnos más de un disgusto.

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